Үр дүнтэй ажиллах зарчим: Цаг төлөвлөлтийн үед гаргадаг ТҮГЭЭМЭЛ АЛДААНУУД


Амжилтад хүрэх, аз жаргалтай амьдрах болон өөртөө сэтгэл хангалуун байж сурахад хамгийн их нөлөөлдөг зүйлсийн нэг бол үр бүтээлтэй ажиллах чадвар. Өдрийн талаас илүү хувийг өөрийн мэдэлгүй дэмий үрж, үнэтэй цаг хугацаагаа алдсаар л байвал урагшлах хэцүү гэдэг нь мэдээжийн хэрэг. Тиймээс энэ удаагийн нийтлэлээрээ цаг төлөвлөхдөө анхаарах зүйлс буюу ихэнх хүмүүсийн гаргадаг алдаануудыг танилцуулах гэж байна. 

ЦАГ ТӨЛӨВЛӨХДӨӨ АНХААРАХ ЗҮЙЛС:

1. ХЭТ ИХ ЗҮЙЛС БИЧИХГҮЙ БАЙХ

Та төлөвлөгөө гаргах гэж байгаа бол юун түрүүнд төлөвлөгөөгөө аль болох мини буюу бага хэмжээтэй байлгахыг анхаараарай. Төлөвлөгөөндөө их зүйл багтаах тусам төдий чинээгээрээ бага зүйлсийг хийж амждаг гэдэг. Энэ нь ихэнх хүмүүсийн гаргадаг хамгийн том алдаа болох "хэт ихийг хийх хүсэл"-тэй холбоотой аж.

Мэдээж жагсаан бичсэн олон ажлуудаа өдрийн төгсгөлд бүгдийг нь улаан балаар урамтайхан гэгч нь чагтлаад авах сайхан ч өглөө сэрээд жирийтэл бичсэн олон ажлуудыг харахын төдийд л таны тархи автоматаар залхуурч эхлэх болно. Энэ бүхний хойно яаж гарна даа гэх зурвасхан бодол тархинд чинь төрөх тэр мөчөөс эхлээд л цаг төлөвлөлт тань нурж байгаа юм. 

Тиймээс өглөөний цай уух, нүүрээ цэвэрлэх зэрэг бичихгүй байсан ч тэртээ тэргүй хийчихдэг, хийсэн байлаа гээд танд тийм ч их ахиц дэвшил үзүүлээд байдаггүй зүйлсийг үнэхээр мартчихдаггүй л юм бол бичээд хэрэггүй. Иймэрхүү аар саархан ажлуудаа жагсаан биччихвэл жагсаалт тань хэт урт болж өнөөх "залхуурах процесс" явагдаж эхэлнэ. Улмаар угаасаа л хийх ёстой нөгөө хэдэн зүйлсээ хийчихээд жагсаалтан дээрээ чагталчихаар тархинд тань "Өнөөдөртөө хангалттай их зүйл хийчихсэн юм биш үү?" гэх хуурамч дохио ирнэ. Ингээд л та яг хийх ёстой зүйлээсээ ганц хоёрыг хийсэн болчихоод л өдрийг дуусгадаг.

Дэвтрээ харахад хийсэн зүйл ихтэй ч ахиж дэвшсэн зүйл цөөн, эсвэл байхгүй бол систем тань буруу ажиллаж байгаагийн шинж. Тиймээс чанартай үр дүн хүсч байвал жагсаалт тань ч мөн чанартай байх хэрэгтэй. Өөртөө сайхан сэтгэгдэл төрүүлэх гэсэн оролдлогоо зогсоож, үнэхээр чухал гэсэн зүйлсээ жагсаан бичиж, тэрнийхээ ард заавал гарч хэвшээрэй.

2. ХУГАЦААНДАА ТОХИРУУЛАХ

Өдөр өдөрт хийх ажлуудаа жагсаан бичихийн тулд ямар ч төрлийн төлөвлөгч ашиглаж байсан мастерлисттэй байх нь чухал. Мастерлист гэдэг нь сар бүр хуанли дээр тодорхой хугацаа заагдсан үйл явдлуудыг тэмдэглэхийг хэлж байгаа юм. Deadline буюу тодорхой хугацааны дотор хийгдэх шаардлагатай ажлуудыг өдөр бүр дахин дахин шалгаж хугацааг нь тулгалгүйгээр өдөр өдөртөө хувааж хийх нь сүүлийн өдөр бусад бүх ажлаа алдан самгардаж суухаас урьдчилан сэргийлж чадна. Тиймээс төлөвлөгөөгөө гаргахдаа урт хугацаанд хийх болон өдөр тутамд хийх ажлуудаа мастерлистээ бодолцсоны үндсэн дээр хийх хэрэгтэй. 

Хэрэв та 5 хоногийн дараа тайлангаа хураалгах ёстой бол өнөөдрөөс эхлэн тайлангийн ажлаа өдөр өдөртөө хуваан хийгээд, үлдсэн хугацаандаа өдөр тутмын ажлуудыг багахан хэмжээгээр товлох хэрэгтэй. Эс бөгөөс 4 хоногийн хугацаанд юу ч хийгээгүй явсан хэрнээ тайлан хураах өдрийн өмнөх өдөр бусад бүх ажлуудаа умартан тайлангийн ажлаа л нухсаар өнгөрөөнө. Харин маргаашнаас нь эхлээд бүх зүйл ямар ч эмх замбараагүй болчихсон мэт санагдана. 

3. БАГЦЛАХ 

Биеэрээ туршиж үзсэн зарим нэг цаг төлөвлөлтийн аргуудаас хамгийн үр дүнтэй санагдсан аргуудын нэг нь “багцлах арга” байсан. Багцлах арга гэдэг нь ижил төстэй ажлуудыг нэгэн зэрэг төлөвлөж, ар араас нь хийх арга. Жишээлбэл та сар бүр 2-3 текст орчуулах шаардлагатай байдаг бол тэднийгээ нэг өдөр угсруулан орчуулах хэрэгтэй. Ингэснээр тухайн сарын үлдсэн өдрүүдэд "Нөгөө текстүүдээ орчуулах ажилтай юм байна даа" гэж санаа зовохгүйгээр орчуулаад бэлдчихсэн текстээ нийтлэхэд л болно. 

Энэ аргыг юу үр дүнтэй болгодог вэ гэж үү? Бид өөр өөр ажлуудыг хийхэд бидний биеэс өөр өөр төрлийн энерги шаардагддаг. Жишээлбэл бичиг цаасны ажил хийхэд шаардагддаг энерги нь найзуудтайгаа уулзахад шаардагддаг энергиэс тэс өөр байна. Мөн аливаа зүйлийг хийхэд тархи эхэндээ тухайн зүйлд дасал болж өгөхгүй юм шиг байснаа хэсэг хугацааны дараа төвлөрөөд, эвээ олоод ирдэг шүү дээ. Тэгвэл багцлах аргыг хэрэглэснээр аль хэдийнээ цугларчихсан нэг төрлийн энергийг өөр өөр төрөлд шилжүүлэх гэж хүчлэхийн оронд боломжтой хэмжээгээр нь ихийг хийж дуусгахад зарцуулах юм. 

Багцлах аргыг зөвхөн ажил хийх, хичээлээ давтах гэлтгүйгээр найзуудтайгаа уулзах болон сошиал медиа хэрэглэхдээ ч ашиглах боломжтой. Тухайлбал найзуудтайгаа уулзах тал дээр тэдэнтэйгээ өдөр бүр уулзахын тулд хувцаслаж, автобус унаанд сууж, ийш тийш явж байснаас өдөр товлоод нэг гарсан дээрээ, мөн найзуудтайгаа байх "хөнгөн" энергиэ бий болгочихсон дээрээ уулзчихвал амар. Харин сошиал медиагийн хувьд мессэнжер болон бусад хувийн чатуудаа долоо хоногийн тогтмол гарагт /давтамж нь холдоод байвал өдөр бүр тогтмол цагт/ шалгаж болно. Ингэснээр чатуудаа ахин дахин шалгаж утсаа оролдохгүйгээр хийх ёстой зүйлсдээ төвлөрөхөд амар байх болно. Мөн Youtube-ийн хувьд үзмээр байгаа бичлэгүүдээ "Watch Later" цэсэнд хадгалж байгаад мөн л аль нэг гараг, эсвэл орой бүр өдөрт хийх ажлуудаа дуусгасныхаа дараа үзэх нь тохиромжтой. 

4. TIMEBOXING

Timeboxing буюу тодорхой ажлуудад хэр их цаг зарцуулахыг урьдчилан тооцоолоод, түүнийхээ дагуу өдрийн цаг төлөвлөлтөө цаг, минутаар нь төлөвлөдөг энэхүү аргыг Bill Gates, Ellon Musk зэрэг амжилтад хүрсэн олон эрхмүүд хэрэглэдэг. Өөрөөр хэлбэл тэд өдөр бүр нэг өдрийн өмнө төлөвлөчихсөн амьдралаараа амьдардаг байх нь. Миний хувьд жагсаалтаа гаргахдаа: 

  • Хүнсээ цуглуулах 
  • Ном унших
  • Бие даалтаа дуусгах... зэргээр хийдэг. 

Харин timeboxing аргаар жагсаалтаа гаргахдаа: 

  • Хүнсээ цуглуулах (45 минут)
  • Ном унших (2 цаг)
  • Бие даалтаа дуусгах (2 цаг 30 минут) хэмээн төлөвлөөд үүнийхээ дагуу цаг цагт нь хуваарилдаг.

Тиймээс хэрэв мягмар гарагийн 12:00 цагт хүнтэй уулзахаар төлөвлөсөн бол түүнээс өмнө өөрт буй цагтаа аль аль ажлуудаа хийж гүйцэтгэхээ шийднэ гэсэн үг. Мэдээж бусад аргуудтай харьцуулахад нарийвчлал болон ажиллагаа зэргийг арай илүү шаарддаг ч нэгэнт эзэмшчихвэл энэ нь хамгийн үр дүнтэй аргуудын нэг яах аргагүй мөн. Нэн ялангуяа оюутан сурагч нар timeboxing аргаар төлөвлөгөө гаргавал цонхтой цаг, автобусаар явах цаг, хүн хүлээх цаг зэрэг чөлөөт цагаа хүртэл үр дүнтэйгээр өнгөрөөх боломжтой. 

Харин хүмүүсийн уг аргыг хэрэглэхдээ гаргадаг хамгийн том алдаа бол цагаа буруу баримжаалах явдал юм. Хүн байгалиасаа л аливаа зүйлийг хэдий хугацаанд гүйцэтгэж чадах баримжаагаа гаргахдаа аль болох хамгийн эерэг хувилбараар авч үздэг. Тиймдээ ч бид ямарваа нэг зүйлийг хойшлуулж, аль эсвэл цагийг нь тулгах тал дээр гарамгай сайн. Тimeboxing аргыг ашиглахдаа энэхүү зуршлаасаа салахгүй бол бид хэзээ ч үр дүнтэйгээр ажиллаж чадахгүй. Тиймээс эхэндээ хийж буй ажлуудаа хэр их хугацаа авахыг нь баримжаалчихаад яг хийх үедээ заавал хугацаагаа харж хийгээрэй. Ингээд таны төлөвлөсөн болон таны хийж байгаа хоёрын хооронд хэр их зөрүү байгааг дүгнэн үзээд дараагийн удаад илүү бодитой төлөвлөөрэй. 

Бүх зүйлээ төлөвлөчихсөн байхад гэнэтийн ажил гараад тэр төлөвлөгөө маань нурахаас илүү сэтгэл гонсойм зүйл гэж үгүй. Тиймээс гэнэтийн явдал гарч ирэхийг хүртэл тооцоолон төлөвлөөрэй. Өдөрт 30 минутаас 1 цаг хүртэлх хугацааг ийнхүү гэнэтийн ажилд зориулснаар ямар нэгэн асуудал гарсан ч танд хугацаа бий. 

enlightened Эцэст нь ахин нэг удаа сануулахад танд ямар арга тохирохыг та өөрөө туршиж үзэж байж л мэдэх учраас өөрийнхөө төлөө хичээл зүтгэл гаргаад, өөрийгөө хөгжүүлэх аргуудыг заавал туршиж үзээрэй!

Амжилт хүсье! Adios.

#Цаг хуваарилалт #Time Management